Bevollmächtigte Person zum Zusammenstellen der technischen Unterlagen

Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, Link zu Originaldokument im PDF Anhang II 1.A und Link zu Originaldokument im PDF Anhang II 1.B:

Die EG-Konformitätserklärung bzw. die Einbauerklärung muss u. a. enthalten:

„Name und Anschrift der Person, die bevollmächtigt ist, die (relevanten) technischen Unterlagen zusammenzustellen; diese Person muss in der Gemeinschaft ansässig sein;“

Dies wirft mehrere Fragen auf:

  1. Wozu dient diese neue Forderung?
  2. Ist die Bezeichnung „Dokumentationsverantwortlicher“ korrekt?
  3. Ist die benannte Person für die Inhalte und die Vollständigkeit der Unterlagen verantwortlich?
  4. Muss die benannte Person beim Hersteller beschäftigt sein?
  5. Muss eine natürliche Person benannt werden?
  6. Muss die private oder die dienstliche Anschrift angeführt werden?
  7. Muss die benannte Person unterschreiben?

Antwort 1:
Wozu dient diese neue Forderung?

Zum Stärken der für die Marktaufsicht zuständigen Behörden. Hierdurch soll bei einem begründeten Verlangen gewährleistet werden, dass der Behörde die Unterlagen möglichst rasch zur Verfügung stehen.

Antwort 2:
Ist die Bezeichnung „Dokumentationsverantwortlicher“ korrekt?

Diesen Begriff gibt es in der Maschinenrichtlinie nicht. Die Bezeichnung ist insofern irreführend, da sie den Anschein erwecken könnte, diese Person sei für die Inhalte und die Vollständigkeit der technischen Unterlagen „verantwortlich“, was aber nicht zwangsläufig so sein muss (siehe Antwort 3). Etwas klarer wäre eventuell der Begriff „Dokumentationsbevollmächtigter“, aber auch dieser Begriff ist nicht in der Maschinenrichtlinie zu finden.

Die Bezeichnung „Dokumentationsverantwortlicher“ mag jedoch insofern korrekt sein, dass diese Person eben für das Zusammenstellen der technischen Unterlagen zuständig und somit wohl auch dafür „verantwortlich“ ist.

Anmerkung: Die englische Maschinenrichtlinie spricht von einer „autorisierten“ Person, nicht von einer „verantwortlichen“: „name and address of the person authorised to compile the technical file,…“

Antwort 3:
Ist die benannte Person für die Inhalte und die Vollständigkeit der Unterlagen verantwortlich?

Nein, in den meisten Fällen wird dies nicht möglich sein! In der Praxis entstehen Maschinen oder Anlagen häufig im Zusammenspiel mehrerer Beteiligter. Eine einzelne Person wird nicht die Verantwortung für die Inhalte und die Vollständigkeit für alle im Zuge der Entstehungsprozesse gesetzlich geforderten Unterlagen übernehmen können.

Die konkrete Forderung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG lautet:

„Die technischen Unterlagen müssen … von der … benannten Person … innerhalb angemessener Frist zusammengestellt und zur Verfügung gestellt werden können.“

„… Die in der Einbauerklärung benannte Person muss die Unterlagen jedoch zusammenstellen und der zuständigen Behörde vorlegen können.“

Praxistipp: Die Aufgaben und die Verantwortlichkeiten der benannten Person sollten innerbetrieblich festgelegt werden, zum Beispiel in einer Stellenbeschreibung. Ebenso sollten die damit verbundenen Kompetenzen definiert sein. Im Falle des Ausscheidens der benannten Person sollte an eine Nachfolgeregelung gedacht werden.

Achtung! Nicht mit dem „Link zu Originaldokument im PDF Bevollmächtigten aus Artikel 2 j“ verwechseln!

Antwort 4:
Muss die benannte Person beim Hersteller beschäftigt sein?

Nein! Es kann z. B. auch ein externer Dienstleister benannt werden.

Hinweis: Zu beachten ist, dass der benannten Person im Bedarfsfall zu einem späteren Zeitpunkt ggf. Zutritt zu bestimmten Abteilungen und Dokumentationen gewährt werden muss, damit sie ihre Aufgabe erfüllen kann, was unter Umständen aber nicht (mehr) im Interesse des Herstellers liegt.

Antwort 5:
Muss eine natürliche Person benannt werden?

Der Link zu Originaldokument im PDFGuide for application of the Machinery Directive 2006/42/EC“ besagt in der Ausgabe vom Juni 2010 in §383 (2), dass eine natürliche oder juristische Person angeführt werden kann:

„The person authorised to compile the technical file is a natural or legal person…“

Da eine juristische Person nur durch natürliche Personen handeln kann, muss im Sinne des Herstellers organisatorisch sichergestellt werden, dass die technischen Unterlagen operativ auch tatsächlich innerhalb einer angemessenen Frist zusammengestellt und zur Verfügung gestellt werden können.

Antwort 6:
Muss die private oder die dienstliche Anschrift angeführt werden?

Die Anschrift der Niederlassung, in der die benannte Person arbeitet. Im Falle eines externen Dienstleisters die Anschrift der Niederlassung des Dienstleisters.

Antwort 7:
Muss die benannte Person unterschreiben?

Nein. Es ist nicht erforderlich, dass die benannte Person auf der EG-Konformitätserklärung oder der Einbauerklärung gesondert unterschreibt. Die benannte Person kann jedoch mit dem Unterzeichner identisch sein.

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Datum: Freitag, 4. September 2009 16:00
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